belajar forex untuk pemula
wanita | pelacur | wanita panggilan | memikat wanita | cara memikat wanita | tips memikat wanita | wanita penghibur panggilan | memikat hati wanita | doa memikat wanita | wanita tuna susila | kata memikat wanita | wanita panggilan bandung | wanita panggilan surabaya | wanita malam panggilan | trik memikat wanita | ajian memikat wanita | tip memikat wanita | ilmu memikat wanita | iklan wanita panggilan | harga wanita panggilan | wanita panggilan online | cerita wanita panggilan | ayat memikat wanita | panggilan wanita bali | wanita panggilan bogor |
Facebook

MANAJEMEN KESEKRETARIATAN

Judul: Manajemen Kesekretariatan
Penulis: Irra Chrisyanti Dewi, S.Pd., M.SM.

Manajemen Kesekretariatan

Terbit: April, 2011
ISBN: 978-602-8963-27-5
Dimensi: 14 x 20.5 cm
Tebal: 208 hal
Harga: Rp 32.000,00


Manajemen Kesekretariatan

Manajemen Kesekretariatan

KATA PENGANTAR v
DAFTAR ISI vii
BAB 1. Sekretaris dan Kesekretariatan 1
BAB 2. Manajemen Waktu Dalam Aktivitas Sekretaris 7
BAB 3. Formulir Kantor 23
BAB 4. Komunikasi Eksternal & Internal Perusahaan 33
BAB 5. Manajemen Telepon Internal & Eksternal Perusahaan 45
BAB 6. Penjadwalan Agenda Pimpinan 57
BAB 7. Perjalanan Dinas Pimpinan 63
BAB 8. Resepsionis Perusahaan 75
BAB 9. Peralatan dan Perlengkapan Kantor 83
BAB 10. Penyajian dan Pendistribusian Informasi 89
BAB 11. Penggandaan Surat/Dokumen 93
BAB 12. Pengurusan Keuangan (Kas Kecil) 97
BAB 13. Operasional Surat dan Administrasi Umum 103
BAB 14. Pendiktean dan Pengetikan 113
BAB 15. Etika Sekretaris 117
BAB 16. Penataan Ruang Kantor (Office Layout) 123
BAB 17. Mengelola Rapat 129
BAB 18. Laporan 149
BAB 19. Menjadi Sekretaris Profesional 155
BAB 20. Keprotokolan 159
BAB 21. Presenter 177
BAB 22. Hubungan Masyarakat 185
BAB 23. Sekretaris dalam Era Informasi Global 189
DAFTAR PUSTAKA 193
TENTANG PENULIS 195

Manajemen Kesekretariatan

BAB I:
SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

Manajemen Kesekretariatan

1. Definisi Sekretaris dan Kesekretariatan

Saat ini, profesi sekretaris mengalami kemajuan luar biasa. Pebisnis memandang profesi tersebut sangat penting, bahkan sebagai simbol bergengsi. Tidak heran jika profesi sekretaris banyak diminati masyarakat. Ribuan masyarakat berlomba memasuki sekolah-sekolah sekretaris yang makin menjamur. Terlebih lagi, profesi sekretaris membantu pimpinan perusahaan meringankan tugas-tugasnya di kantor.

Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin “secretum”, yang berarti rahasia dan “secretarium”, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan menyimpan rahasia. Dalam bahasa Inggris disebut “secretary” yang berasal dari kata “secret” yang berarti rahasia.

Berbagai pendapat yang mendefinisikan sekretaris, antara lain:
1. Webster’s New Words Dictionary
a. Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk mengarsip, mengurus surat menyurat, dan tugas-tugas menulis lainnya untuk organisasi ataupun individu.
b. Sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.
c. Sekretaris adalah pejabat yang memimpin departemen pemerintahan.
d. Sekretaris seperti meja tulis atau rak buku.
2. M. Braum & Ramon C. Portugal
Sekretaris adalah asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya bila ada janji temu, dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan.
3. Louis C. Nanassy & William Selden
Sekretaris adalah karyawan kantor yang tanggung jawabnya melebihi petugas stenografi, dimana biasanya melakukan tugas dikte, menjawab telepon, membuat janji, mengarsip, surat menyurat, dan lain-lain. Dalam hal ini sekretaris bertindak sebagai asisten administrasi atau eksekutif junior.

Sedangkan sekretariat didefinisikan para ahli, antara lain:
1. Webster’s New Words Dictionary
a. Sekretariat adalah kantor atau kedudukan sekretaris.
b. Sekretariat adalah kantor atau tempat dimana sekretaris bekerja.
c. Sekretariat adalah seorang staff atau departemen yang dipimpin sekretaris.
d. Sekretariat adalah seorang staff atau kelompok sekretaris.
2. Edward Conrad Smith & Arnold John Zucher
Sekretariat adalah sebuah kantor atau badan yang melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial.
3. Jess Stein
Sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melalukan pengarsipan dan tugas sekretariat.
4. Funk & Wagnalss
a. Sekretariat adalah posisi atau kedudukan sekretaris.
b. Sekretariat adalah tempat dimana sekretaris melaksanakan transaksi bisnis dan pemeliharan maupun pengarsipan beberapa catatan penting.
c. Sekretariat adalah keseluruhan staff sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris.
d. Sekretariat adalah badan administrasi yang berbentuk Liga atau Perserikatan Bangsa-Bangsa, terdiri atas Sekretaris Jenderal, para pejabat, dan sekretaris.

Dari berbagai pendapat di atas mengenai sekretaris dan sekretariat, disimpulkan bahwa:

a. Sekretaris merupakan seorang yang membantu pimpinan menyelenggarakan bagian-bagian kecil tugas pekerjaan pimpinan dan memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab.
b. Sekretariat merupakan satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi.

3. Macam-macam Sekretaris Sesuai Kedudukan/ Wewenang dan Tanggung Jawab

Sesuai kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan dua macam, yaitu:
a. Sekretaris Eksekutif (Executive Secretary)
Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer. Sekretaris ini memiliki pegawai atau bawahan umumnya untuk satu unit organisasi. Misalnya Sekretaris Jenderal, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah dan sebagainya.
b. Sekretaris Pribadi (Private Secretary)
Sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu dan tidak memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Manajer, Sekretaris Direktur, Sekretaris Artis dan sebagainya.
4. Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan

Sekretaris dibutuhkan organisasi untuk membantu urusan organisasi dan kedinasan, atau melaksanakan fungsi perkantoran agar pimpinan bisa berkonsentrasi melaksanakan tugas manajerialnya dengan baik. Oleh sebab itu, ada beberapa peran sekretaris, antara lain:
a. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, harus menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan sehingga harus bisa mengatur jadwal janji tamu.
b. Filter dan Pengelola Informasi
Jika ada surat masuk harus dicatat, diolah dan disimpan sehingga memudahkan penemuannya kembali bila dibutuhkan.
c. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan di banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
d. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris harus bisa menyimpan informasi yang tidak boleh diteruskan kepada yang tidak berhak.
e. Penasihat untuk dimintai pendapatnya
f. Penghubung/Humas
Sekretaris menjadi penyambung atau perantara penyampaian informasi dari luar.

g. Perawat/Pelindung
Sekretaris harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak mudah lelah bekerja.

5. Pertanyaan

a. Dari berbagai pendapat yang mengusulkan tentang pengertian sekretaris dan sekretariat, jelaskan menurut pendapatmu pengertian tentang sekretaris dan sekretariat!
b. Mengapa profesi sekretaris memiliki prospek cerah dan jadi tren berkarir masyarakat Indonesia?
c. Sebutkan perbedaan mendasar syarat-syarat yang harus dimiliki sekretaris eksekutif dengan sekretaris pribadi!
d. Sebutkan tugas-tugas yang membedakan sekretaris eksekutif dan sekretaris pribadi!
e. Apa saja peran pokok sekretaris?

6. Tugas

- Carilah beberapa definisi tentang sekretaris dan sekretariat dari berbagai sumber informasi!
- Carilah satu gambar profil sekretaris sebagai identifikasi dan gambaran untuk Anda dalam penciptaan karakter sekretaris yang profesional, kemudian deskripsikan! Hasil deskripsi tersebut, diskusikan bersama dalam kelas!

Manajemen Kesekretariatan


One Response to “MANAJEMEN KESEKRETARIATAN”

Copyright 2010 (c) PrestasiPustakaRaya.com | Hak Cipta Dilindungi Undang-undang